முக்கியமான பதிவுகளை விரைவாகவும், எளிமையாகவும் கண்டறிவது எப்படி
உங்களுடைய முக்கியமான ஆவணங்களைப் பற்றி நீங்கள் சிந்திக்க வேண்டிய ஒரே நேரம் அவர்களுக்கு தேவைப்படும் போதுதான். உங்களுடைய முக்கியமான ஆவணங்களை சேமித்து வைத்திருப்பது மற்றும் / அல்லது கடந்த காலத்தை நீங்கள் தேவைப்பட்டால் ஒழுங்கமைத்து, மையப்படுத்தப்பட்ட முறைமை இல்லாததால், அவற்றை நீங்கள் எப்போது வேண்டுமானாலும் காணமுடியாது. உங்கள் வீட்டில் அலுவலகத்தில் இருக்கும் ஆவணங்களை திரும்பப் பெறுவதற்குப் பதிலாக அதைத் திரும்பப் பெறுவதற்கு பதிலாக.
தெரிந்த ஒலி?
உங்கள் வீட்டிலிருந்தே உங்கள் முக்கியமான அனைத்து ஆவணங்களும் பரவியுள்ளதால், அவர்களுக்காக நிறைய நேரம் மற்றும் ஆற்றல் தேடுகிறீர்கள். நீங்கள் அவர்களை முற்றிலும் இழக்க நேரிடும். ஆனால் சில எளிய வழிமுறைகளுடன், இந்த வார இறுதியில் உங்கள் முக்கியமான காகித ஆவணங்களை ஒரு மணி நேரத்தில் ஏற்பாடு செய்யலாம்!
நீங்கள் ஒரு சிறிய இரு-இழுப்பான் தாக்கல் கேபினட் அல்லது போர்ட்டபிள் ஹேங்கிங் கோப்பு பெக்ஸ், பல வண்ண தொங்கும் கோப்புகளை (6 வண்ணங்கள்), மினிலா மூன்றாம்-வெட்டு மேல்-தாவல் கோப்புறைகள் மற்றும் ஒரு தீயணைப்புப் பாதுகாப்பான (விருப்பம்) தேவைப்படும். அல்லது பெரிய பைண்டர் மற்றும் தாவலை செருகிகளை வாங்கலாம். உங்களுடைய பொருட்களைப் பெற்றுக்கொண்டால், உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்க நீங்கள் பின்பற்றும் ஆறு படிநிலைகள் இங்கே.
படி ஒன்று: உங்கள் எல்லா ஆவணங்களையும் சேகரிக்கவும்
உங்கள் முக்கிய ஆவணங்களை நீங்கள் ஒழுங்கமைக்க முன், அவற்றை கண்டுபிடிக்க வேண்டும். இது சில நேரங்களில் எளிதாக செய்து விடப்படுகிறது.
உங்கள் மேஜையில் அல்லது அட்டவணையில் அடுக்கி வைக்கப்படும் இழுப்பாளர்களையும், காகிதங்களையும் போன்ற உங்கள் வீட்டு அலுவலகத்தை பாருங்கள். உங்கள் சமையலறை countertops மற்றும் சமையலறை இழுப்பறை மற்றும் கூடைகள் ஒழுங்கீனம் காகித குவியல் சரிபார்க்கவும்.
உங்கள் படுக்கையறை அலங்காரத்தையும், இரவுநேரத்தையும் பாருங்கள் (காலையில் அவசர அவசரமாக விட்டுவிட்டு அவர்களைப் பற்றி மறந்துவிட்டேன்). கடைசியாக, ஆனால் குறைந்தது அல்ல, நீங்கள் தற்செயலாக இன்னும் சுமந்து கொண்டிருக்கும் முக்கிய ஆவணங்களுக்கு உங்கள் பணப்பையோ அல்லது பெட்டிசையோ சரிபார்க்கவும்.
படி இரண்டு: உங்கள் ஆவணங்களை வகைப்படுத்தவும்
மிக முக்கியமான ஆவணங்கள் பின்வரும் ஆறு வகைகளில் ஒன்றாகும்.
பின்வருமாறு உங்கள் சேகரிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்தவும்:
- முகப்பு மற்றும் சொத்து பதிவுகள் - அடமானம், சொத்துக்கள், வீட்டு மேம்பாட்டு திட்டங்கள் மற்றும் ரசீதுகள், பயன்பாட்டு கையேடுகள் மற்றும் உத்தரவாதங்கள், சொத்து வரி தகவல், வீட்டு காப்பீடு கொள்கைகள் மற்றும் கையேடுகள்
- ஆட்டோ பதிவுகள் - தலைப்புகள், பராமரிப்பு பதிவுகள், காப்பீட்டு கொள்கைகள் மற்றும் தகவல், கடன் தகவல் மற்றும் பணம் பதிவுகள்
- சுகாதாரப் பதிவுகள் - காப்பீட்டுக் கொள்கைகள், உடல்நலக் காப்பீட்டு நன்மைகள் கையேடுகள், மருத்துவ நலன்களுக்கான விளக்கங்கள், மருத்துவர் பில்கள், மருந்து பட்டியல்கள், வளைந்து கொடுக்கும் தகவல், மருத்துவ ரசீதுகள், மருத்துவ உத்தரவுகள், ஆயுள் காப்பீட்டுக் கொள்கைகள்
- நிதி அறிக்கைகள் - வங்கி அறிக்கைகள், வரி வருமானங்கள், வரி விலக்குகள் பதிவு செய்தல், முதலீட்டுப் பதிவுகள், கடன் பதிவுகள், கடன் அட்டை அறிக்கைகள்
- மின்னணுவியல் பதிவுகள் - செல் போன் ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் கையேடுகள்; கணினிகள், மடிக்கணினிகள், மற்றும் iPads க்கான விற்பனை ரசீதுகள் மற்றும் உத்தரவாதங்கள்; கேபிள் மற்றும் இணைய திட்டங்கள் மற்றும் பில்கள்; வயர்லெஸ் திசைவி விற்பனை ரசீது மற்றும் கைமுறை
- பிறப்புச் சான்றிதழ்கள், திருமண சான்றிதழ், விவாகரத்துச் சான்றிதழ், காவலில் உள்ள ஆவணங்கள், சமூகப் பாதுகாப்புத் தகவல்கள், தடுப்புப் பதிவுகள், பாஸ்போர்ட்ஸ், இராணுவ சேவை பதிவுகள், ஞானஸ்நானம் மற்றும் உறுதிப்படுத்தல் பதிவுகள், வில்ஸ், இறுதி ஊர்வலம் மற்றும் அடக்கம் தளம் தகவல். நீங்கள் செல்லப்பிராணிகளை வைத்திருந்தால், இந்த வகை கால்நடை மற்றும் தடுப்பூசி தகவல்கள் போன்ற முக்கிய ஆவணங்களை நீங்கள் சேர்க்கலாம்.
படி மூன்று: உங்கள் முக்கிய ஆவணங்கள் கண்டுபிடிக்கவும்
உங்கள் முக்கியமான ஆவணங்களில் பெரும்பாலானவை வழக்கமான தாக்கல் கேபினெட் அல்லது போர்ட்டபிள் ஹேங்கிங் கோப்பு பெட்டியில் சேமிக்கப்படும். இருப்பினும், சில பாதுகாப்புச் சேமிப்புப் பெட்டியைப் போன்ற தீப்பொறி அல்லது பாதுகாப்பான சேமிப்பு விருப்பத்தில் உண்மையில் சேமிக்கப்பட வேண்டும்.
முக்கிய ஆவணங்கள் மிகவும் கடினம் அல்லது மிகவும் நேரத்தை எடுத்துக்கொள்வதற்கான ஆவணங்களாக இருக்கின்றன. ஒரு இடைவெளி அல்லது கொள்ளையடிக்கும் போது சமரசம் செய்யக்கூடிய முக்கியமான தனிப்பட்ட தகவலை அவை கொண்டிருக்கக்கூடும். இந்த நிகழ்வில், உங்கள் வீடு தீக்கிரையானால், இந்த முக்கிய ஆவணங்கள் அப்படியே இருக்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்பினீர்கள்.
பெரும்பாலான மக்கள், பின்வரும் ஆவணங்களை முக்கியமாக கருதலாம்: சமூக பாதுகாப்பு தகவல், பிறப்புச் சான்றிதழ்கள், காப்பீட்டுக் கொள்கைகள், உங்கள் முகவர் தொடர்புத் தகவல், வில்ஸ், சொத்து செயல்கள், கார் தலைப்புகள், உங்கள் பாஸ்போர்ட் மற்றும் உங்கள் அசல் கையொப்பம் தேவைப்படும் எந்த ஒப்பந்தம் அல்லது உடன்பாடு ஆகியவற்றுடன்.
உங்கள் தீப்பொறி பாதுகாப்பான அல்லது ஒரு ஆஃப்சைட் ஸ்டோரேஜ் விருப்பத்தில் நீங்கள் வைத்திருக்கும் அனைத்து முக்கிய ஆவணங்களின் மாஸ்டர் பட்டியலை உருவாக்கவும்.
படி நான்கு: உங்கள் பணப்பை நகல் செய்யவும்
ஒவ்வொரு நாளும் எங்கள் பணப்பரிமாற்றங்களில் எங்களுக்கு மிகவும் முக்கியமான தகவல்கள் உள்ளன. உங்கள் பணப்பரிமாணத்தில் உள்ள அனைத்தையும் உங்களுக்குத் தெரியுமா? உங்கள் பணப்பை இழந்தால் அல்லது திருடப்பட்டால் என்ன செய்வீர்கள்?
உங்கள் ஓட்டுநர் உரிமம், கொடுப்பனவு அட்டை, உடல்நலக் காப்பீட்டு அட்டை (கள்), ஜிம்மை மளிகை கடை போன்ற விசுவாசமான அட்டைகள், கிடங்குக் கழகங்கள், மற்றும் மிக முக்கியமாக அனைத்து கடன் மற்றும் பற்று அட்டைகள் (நகலை முன்னும் பின்னுமாகவும்) போன்ற பற்று அட்டைகள். உங்கள் மற்ற முக்கியமான காகித ஆவணங்களுடன் இந்த நகல்களை வைத்திருங்கள்:
படி ஐந்து: ஒரு எளிய தாக்கல் முறை உருவாக்கவும்
எளிதில் தாக்கல் செய்யும் முறைமை, நீங்கள் அதை ஒரு நிலையான அடிப்படையில் பயன்படுத்த வேண்டும். முக்கிய ஆவணத்தின் ஒவ்வொரு பிரிவையும் எடுத்து அதை தொங்கும் கோப்பு வண்ணத்தை ஒதுக்கவும்:
- வீட்டு மற்றும் சொத்து பதிவுகள்
- ஆட்டோ ரெக்கார்ட்ஸ்
- உடல்நலம் ரெக்கார்ட்ஸ்
- நிதிப் பதிவுகள்
- மின்னணுவியல் ரெக்கார்ட்ஸ்
- தனிப்பட்ட பதிவுகள்
நீங்கள் ஒவ்வொரு பிரிவிலும் உள்ள ஆவணங்களின் எண்ணிக்கைக்காக உங்கள் தாக்கல் செய்யும் முறையிலேயே தொங்கும் கோப்புகளை சரியான எண்ணிக்கையில் சேர்க்கவும்.
ஒவ்வொரு பிரிவிலும் உள்ள ஒவ்வொரு ஆவணத்திற்கும் மணிலா கோப்புறைகளை பயன்படுத்துங்கள். பொருத்தமான வண்ண தொங்கும் கோப்பு பிரிவில் கோப்புறைகளை வைக்கவும்.
நீங்கள் ஒரு பெரிய மூன்று-மோதிரத்தை வாங்கி மற்றும் தாவலை செருகிகளை வாங்கி இருந்தால், மேலே உள்ள பதிவு பெயர்களுடன் தாவல்களை லேபிள், காகித துளை அனைத்து ஆவணங்கள் மற்றும் அவற்றை ஏற்பாடு. ஆவணங்களை காகித துளை குத்தியதாக இருக்க கூடாது என்றால், காகித துளை ஒரு கோப்புறையை குத்துவேன் மற்றும் கோப்புறையில் ஆவணங்களை வைத்து.
இப்பொழுது, காகிதப்பணி உங்கள் காரியமல்ல என்றால் இது உங்களுக்காக உற்சாகமான தருணமாக இருக்கலாம். இந்த ஆவணங்கள் அனைத்தும் ஸ்கேன் செய்யலாம், அவற்றை ஒரு வன்வட்டில் சேமிக்கலாம், பின்னர் அனைத்தையும் கழிக்கலாம். சில கடிதங்கள் சிறப்பாக எஞ்சியுள்ள நிலையில் உங்கள் சொந்த விருப்பத்தினைப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் சிறந்த தீர்ப்பைப் பயன்படுத்தவும்.
தொடர்ந்து பராமரித்தல்
இப்போது உங்கள் முக்கியமான பத்திரங்கள் ஒழுங்கமைக்கப்படுகின்றன, அவற்றை ஒழுங்கமைக்க வேண்டும். நீங்கள் உங்கள் கட்டணத்தை செலுத்தும் ஒவ்வொரு மாதமும், உங்கள் தாக்கல் முறையின் பொருத்தமான பிரிவில் எந்த புதிய ஆவணங்களையும் பதிவு செய்யுங்கள். அதே நேரத்தில், நீங்கள் கோப்பு முறைமையில் இருந்து வெளியேறக்கூடிய மாதத்தில் கணினியிலிருந்து நீக்கப்பட்ட எந்தவொரு ஆவணத்தையும் பார்க்கவும். அவற்றை மீண்டும் கோப்பி விடு. குறைந்தபட்சம் ஒரு வருடத்திற்கு இரண்டு முறை, உங்கள் தாக்கல் முறையிலுள்ள ஆவணங்களை ஏதேனும் சுத்திகரிக்கப்பட்டால் பார்க்கவும். ஒரு நல்ல அட்டவணையை பின்பற்றுவதே முதல் ஆண்டு மற்றும் ஒவ்வொரு பள்ளி ஆண்டு முடிவிலும்.
ஒரு சிறிய முயற்சி மூலம், உங்கள் முக்கியமான காகித ஆவணங்களை ஒழுங்கமைப்பதன் மூலம் நீண்ட கால நன்மைகளை நீங்கள் பெறலாம்.
எலிசபெத் மெக்ரரி திருத்தியது.