முடிவுகள் கிடைக்கும் என்று ஒரு RFP ஐ உருவாக்கவும்
, சிலநேரங்களில் RFP அல்லது RFQ என அழைக்கப்படுவது "மேற்கோளினைக் கோருவதற்கான கோரிக்கை", இது ஒரு தயாரிப்பு வாங்க விரும்பும் போது ஒரு நிறுவனத்தில் ஒரு ஆவணம் மற்றும் அதன் விவரக்குறிப்புகள் பொதுமக்களுக்கு கிடைக்கும்படி செய்ய விரும்புகிறது. பல நிறுவனங்கள் வேலை அல்லது வேலையில் முயற்சிக்கும் போது இது வழக்கமாக உள்ளது, மேலும் போட்டி விலைகளை இது வரவேற்கிறது. ஆனால் RFP ஐ சரியாக தயார் செய்யாவிட்டால், உங்கள் முயற்சி உங்கள் நேரத்தை வீணடிக்கும் அல்லது கெட்டது, ஏதேனும் ஏலங்களைக் கொடுப்பதாக இருக்கலாம்.
சிறந்த வெற்றிக்காக அதை எப்படிப் பற்றிப் பேசுவது?
சிரமம்: சராசரி
நேரம் தேவை: அடிக்கடி பல நாட்கள் ஆகும்
இங்கே எப்படி இருக்கிறது:
- உங்கள் வீட்டுப்பாடம் செய்யுங்கள்: உங்களிடம் என்ன தேவை என்பதைக் கண்டுபிடி, உங்களுக்கு என்ன தேவை, உங்கள் RFP ஐ எழுதுவதற்கு முன் சாத்தியம் என்ன. நீங்கள் 25 மாதத்திற்கு ஒரு மாதத்திற்கு மேல் விற்காதபட்சத்தில் 1,500 விட்ஜெட்கள் ஒரு மணிநேரத்தை உருவாக்கக்கூடிய ஒரு இயந்திரத்திற்கு ஒரு RFP ஐ வழங்காதீர்கள். ஒரு மிதிவண்டியை ஒரு மிதிவண்டியில் போக்குவரத்து நெரிசல் மூலம் பெற முடியும் போது ஒரு பறக்கும் கார் ஒரு RFP வழங்கும் எந்த பாயும் இல்லை.
- உங்கள் தேவைகள் மற்றும் தேவைகளை வேறுபடுத்துக: வேலை தளத்தில் நீங்கள் தலைமையகம் மற்றும் உங்கள் வேன்கள் இடையே படங்களை அனுப்ப முடியும் என்று ஒரு விண்ணப்பத்தை வாங்க வேண்டும் என்றால், நீங்கள் ஒரு வினாடிக்கு தேவையான படங்களை எண்ணிக்கை, உங்களுக்கு தேவையான படங்களை அதிகபட்ச அளவு, மற்றும் குறிப்பிட வேண்டும் தேவையான தீர்மானம். நிச்சயமாக, அது வண்ணத்தில் அந்த படங்களைக் கொண்டிருக்க வேண்டும், ஆனால் உண்மையில் அவசியமா? நீங்கள் உண்மையில் குறிப்பிட்ட ஒரு குறிப்பிட்ட தேவையைப் பெற்றால், "விருப்பம்", "சாப்பிடு", மற்றும் "வேண்டும்" போன்ற சொற்கள் பயன்படுத்தப்பட வேண்டும். இதுவே தேவைகள் என்பதை இது குறிக்கிறது. வெறுமனே "விரும்பும்" விருப்பம் "மே," "முடியும்," மற்றும் "விருப்பம்" போன்ற வார்த்தைகளால் அடையாளம் காணப்பட வேண்டும்.
- வெற்றியாளர் எப்படி இருக்கும் என்பதைத் தீர்மானிக்கவும் : உங்கள் RFP க்குப் பதில் வழங்கப்படும் திட்டங்கள் வேறுபடுகின்றன. ஒவ்வொரு பிரதிசெயல் நிறுவனமும் பல்வேறு பலம் மற்றும் பலவீனங்களைக் கொண்டிருக்கும். சிலர் குறைந்த செலவில் கவனம் செலுத்துவார்கள். மற்றவை சிறந்த தரத்தில் கையாளப்படும் . இன்னும், மற்றவர்கள் ஒரு முழுமையான தொகுப்பு தொகுப்பு வழங்கும். நீங்கள் தேடுவதை முன் முடிவு செய்யுங்கள் - மிகக் குறைந்த செலவு, விரைவான டெலிவரி அல்லது இரண்டு கலப்பு இரண்டும்.
- ஆவணத்தை ஒழுங்குபடுத்துங்கள் : வியாபாரத்திற்காக நீங்கள் எதையுமே எழுத வேண்டும். ஒரு வெளிப்பாடு தொடங்க ஒரு நல்ல இடம். குறைந்தபட்சம், நீங்கள் ஒரு அறிமுகம், தேவைகள், தேர்வு அளவுகோல்கள், காலக்கெடு மற்றும் செயல்முறை ஆகியவற்றிற்கு பிரிவுகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். இந்த பிரிவுகளில் பல துணைப் பிரிவுகள் உள்ளன.
- அறிமுகத்தை எழுதுங்கள் : இது RFP ஐ வெளியிடுவதற்கும், அதைச் செய்வதன் மூலம் நீங்கள் எதை அடைய விரும்புகிறீர்களோ அதற்கான சாத்தியமான ஏலதாரர்களுக்கும் விளக்கலாம். அறிமுகத்தன்மையும் மற்ற தேதிகளில் உள்ள முக்கிய புள்ளிகளின் சுருக்கத்தை உள்ளடக்கியது. ஒரு படத்தை டிரான்ஸ்மிஷன் அமைப்பிற்கான RFP இன் அறிமுகம் இதைப் போன்றது: "XYZ கம்பெனி பிரதான அலுவலகத்திலிருந்து மெட்ரோபொலிட்டன் பகுதியில் உள்ள வேன்கள் வரைக்கும் படங்களைக் கடத்தும் திறன் கொண்ட ஒரு நம்பகமான, சுலபமாக பயன்படுத்தக்கூடிய அமைப்புக்கு பரிந்துரைகளை வழங்குகிறது. திங்கள், மார்ச் 5, 2007 அன்று 8AM PST இல் பெறப்பட வேண்டும். "
- தேவைகள் விளக்கவும் : இந்த பகுதி மிக முக்கியமான ஒன்றாகும், இது வழக்கமாக மிக அதிக நேரம் எடுக்கும். படங்களின் அளவையும் தெளிவுத்தன்மையையும் அனுப்ப வேண்டும் மற்றும் தேவையான வேகத்தை நீங்கள் குறிப்பிட வேண்டும். குறிப்பிட்டதாக இருக்க வேண்டும், ஆனால் அது அவசியம் என்பதைத் தவிர வேறெந்த வேலையும் நிறைவேற்றப்பட வேண்டும் என்று வேண்டிக்கொள்ள வேண்டாம். இந்த பகுதியை அமைப்பு மூலம் துணைப்பகுதிகளாக உடைக்க நீங்கள் விரும்பலாம். உதாரணமாக: a) பட அளவு மற்றும் தரம் b) பரிமாற்றம் (தேவையான வேகம் மற்றும் பரிமாற்ற பாதுகாப்பான எந்த தேவைகள் ஆகியவற்றை இதில் உள்ளடக்கியது) மற்றும் சி) விரும்பிய விருப்பங்களை (நீங்கள் விரும்பத்தக்க விருப்பமாக வண்ணத்தை பட்டியலிடலாம்).
- தேர்ந்தெடுப்பதற்கான அளவுகோல் : நீங்கள் வெற்றிபெறும் முயற்சியை எவ்வாறு தேர்வு செய்ய வேண்டும் என்பதை நீங்கள் ஏலம் எடுப்பது இங்கே. நீங்கள் விரும்பும் அளவுக்கு சிறியதாகவோ அல்லது சிறியதாகவோ வெளிப்படுத்தலாம். இது போன்ற ஒரு தண்டனை சேர்க்க ஒரு நல்ல யோசனை, "வெற்றி ஏலம், ஏதேனும் இருந்தால், மட்டுமே XYZ நிறுவனத்தின் தீர்ப்பு மூலம் தேர்வு செய்யப்படும்." சில அரசு RFP க்கள் தேர்வான அளவுகோல்களை பற்றி மிகவும் குறிப்பிட்டவையாகும், ஆனால் பெரும்பாலான வணிக RFP க்கள் குறைவான துல்லியமானவை. ஒவ்வொரு பிரிவிலும் ஒரு குறிப்பிட்ட புள்ளியின் புள்ளிகளை ஏலம் விடுவதற்கான ஒரு விரிதாளை உருவாக்க நீங்கள் விரும்பலாம், பின்னர் ஒரு குழு மூன்று முதல் மூன்று மதிப்பெண்களைக் கொண்ட "சிறந்த" முயற்சியைத் தேர்வுசெய்ய வேண்டும்.
- காலக்கெடு : இந்த பிரிவில் அவர்கள் எவ்வளவு விரைவாக செயல்பட வேண்டும் மற்றும் எவ்வளவு காலம் செயல்முறை எடுக்க வேண்டும் என்று எதிர்பார்க்கிறீர்கள் என்று உங்கள் நிறுவனத்தில் தெரிவிக்க வேண்டும். உங்கள் காலக்கெடுவை அமைக்கும்போது நியாயமானதாக இருங்கள். சிக்கலான அமைப்புகளுக்கு முன்மொழிவுகளை கேட்க வேண்டாம், பின்னர் வேண்டுவோர் ஏதேனும் ஒரு நாளைக்கு பதிலளிக்க வேண்டும். உங்கள் ஆர்எஃப்.பி பெரியதாக இருந்தால், உங்கள் விரும்பிய வாங்குதல் சிக்கலானதாக இருந்தால், அல்லது உங்களுக்கு இன்னும் விரிவான பதிலை தேவைப்பட்டால், ஏதேனும் ஒரு முயற்சியைத் தயாரிக்க நீண்ட நேரம் கொடுங்கள். மதிப்பீட்டு செயல்முறை எடுக்கும் எவ்வளவு காலம், நீங்கள் வெற்றிகரமாக இருந்தால் அறிவிக்கப்படுவீர்கள், மற்றும் எவ்வளவு விரைவாக அவர்கள் வழங்க வேண்டும் என்பதை நீங்கள் தெரிவிக்கலாம்.
- செயல்முறை: ஒப்பந்தத்தை வழங்குவதற்காகவும், வேலையை ஆரம்பிப்பதற்காகவும் RFP ஐ அனுப்பிவிடாமல் செயல்முறை எவ்வாறு செயல்படுகிறது என்பதை விளக்குவதற்கு இந்த பகுதியைப் பயன்படுத்தவும். இந்த பிரிவு கூறுவதாவது: "மேலே உள்ள படி 8 இல் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள தேதிகளில், கட்டணங்கள் விதிக்கப்படும், எல்லா தேவைகளையும் பூர்த்தி செய்யுமாறு உறுதி செய்ய அனைத்து விலாசங்களும் மதிப்பாய்வு செய்யப்படும் மற்றும் பதிலளிக்கக்கூடியவை. வெற்றிகரமான ஏலத்தை தேர்வு செய்வதற்கான முன்மொழிவு குழுவால் முதல் மூன்று ஏலங்கள் மதிப்பீடு செய்யப்படும். வெற்றி பெற்ற ஏலத்தொகை கொண்ட பேச்சுவார்த்தைகள் இரண்டு வாரங்களுக்குள்ளாக ஒப்பந்தத் தீர்ப்பை விளைவிக்கும் என்று எதிர்பார்க்கப்படுகிறது. "
- RFP ஐ எவ்வாறு அனுப்புவது என்பதைத் தீர்மானித்தல் : பெரும்பாலான RFP கள் அஞ்சலில் அனுப்பப்படுகின்றன, ஆனால் அவை இருக்கவேண்டியதில்லை. நீங்கள் மின்னஞ்சல் மூலம் ஒரு RFP ஐ அனுப்பலாம் அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தின் இணையதளத்தில் இடுகையிடலாம். அவர்கள் பதிலளிக்கும் RFP ஐ அடையாளம் காண ஏதேனும் ஒரு பெயர் அல்லது எண்ணை குறிப்பிட வேண்டும்.
- RFP ஐ யார் பெறுவார்கள் என்பதை முடிவு செய்யுங்கள்: வாங்கியவர்களிடமிருந்து வாங்கியவர்களிடமிருந்து ஏற்கனவே நீங்கள் அறிந்திருக்கலாம். உங்கள் நிறுவனம் ஏற்கத்தக்க விற்பனையாளர்களின் பட்டியலைக் கொண்டிருக்கலாம். இல்லையென்றால், உங்கள் தொழில்முறை நெட்வொர்க் மூலம் ஆன்லைனில் தேட அல்லது சாத்தியமான விற்பனையாளர்களை மற்ற பொருட்களின் நம்பகமான விற்பனையாளர்களிடம் கேட்டுக் கொள்ளலாம். உங்களுடைய RFP ஐ "பெரிய" நிறுவனங்கள் அல்லது "நிறுவப்பட்ட" விற்பனையாளர்களுக்கு மட்டுமே பெறும் உங்கள் பட்டியலை வரம்பிடாதீர்கள். உங்கள் வியாபாரத்தை வென்றெடுப்பதில் ஆர்வமாக உள்ள சிறிய விற்பனையாளர்களிடமிருந்து சிறந்த யோசனைகள் மற்றும் நல்ல விலைகளைக் காணலாம்.
- RFP ஐ அனுப்பவும்.