திட்டத்தை முன்னோக்கி நகர்த்துங்கள்
நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய மாற்றம் மேலாண்மை கருவிகளில் சிலவற்றைப் பார்க்கலாம், மேலும் திட்ட அளவை நிர்வகிப்பது எவ்வாறு விளையாடுகின்றது.
செயல்முறைகள் அல்லது கருவிகளைப் பற்றி பேசுவதற்கு முன்பே மாற்ற உங்கள் பார்வையை நான் விவாதிக்க விரும்புகிறேன்.
மாற்றங்களை ஏற்றுக்கொள்ளுங்கள்
திட்ட மேலாண்மை ஆயுட்காலம் எந்த நேரத்திலும் மாற்றங்கள் ஏற்படலாம்.
ஒரு தலைவலிக்கு குறைவான திட்டங்களில் மேலாண்மை மாற்றங்களை செய்ய எளிதான வழி அது நடக்கும் என்று திட்டமிட வேண்டும் என்பதுதான்.
அவர்கள் நடக்க முன் மாற்றங்களை சமாளிக்க இடத்தில் உத்திகள் கொண்ட பலவந்தமாக என்ன போகிறோம் எல்லோருக்கும் பெற விரைவான வழி.
ஒரு வரையறுக்கப்பட்ட, கட்டமைக்கப்பட்ட மாற்றம் மேலாண்மை செயல்முறை தொடங்க சிறந்த இடம். யாரேனும் திட்டத்தை தற்போது திட்டமிட்டபடி வேறு ஏதாவது செய்து, திட்ட தோல்வியைத் தவிர்ப்பதற்கு ஒரு நல்ல வழி செய்ய வேண்டும் என்று யாராவது சொன்னால் என்ன நடக்கிறது என்பதற்கு இது உங்கள் playbook தான்.
மாற்று மேலாண்மை செயல்முறை
மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறை இதைப் போன்றது:
- மாற்றத்தைப் பற்றிய தகவல்களைப் பெறுக
- இது எவ்வளவு வேலை செய்யப் போகிறதோ அதையே திட்டமிடுவதன் மூலம் மாற்றத்தை மதிப்பிடுக
- முன்னோக்கி செல்வது மதிப்புள்ளதா என்பதைப் பற்றி ஒரு சிபார்சு தயார் செய்யுங்கள்.
- நீங்கள் மாற்றத்தை இணைத்துக்கொள்ள வேண்டுமா இல்லையா என்பதைப் பற்றி நீங்கள் திட்ட ஆதரவாளரின் முடிவைப் பெறுவீர்கள்.
இதையொட்டி ஒவ்வொன்றும் ஒவ்வொரு படிவத்தையும் பார்க்கலாம்.
மாற்றம் பற்றி தகவல் பெறவும்
திட்டத்தை மாற்றுவதற்கான கோரிக்கையை நீங்கள் பெறுவீர்கள். நீங்கள் நூற்றுக்கணக்கான வழிகளில் தகவலைப் பெறலாம்: சந்திப்பில், மின்னஞ்சலில், தொலைபேசியில், நீங்கள் மாலை அலுவலகத்தில் இருந்து வெளியேறும்போது, நடைபாதையில். வெறுமனே, நீங்கள் மாற்றம் கோரிக்கை வடிவத்தில் தகவல் கிடைக்கும், ஆனால் நீங்கள் உண்மையான வாழ்க்கை பல முக்கிய பங்குதாரர்கள் இந்த வகையான காகித வேலை மேலாளர் வேலை என்று நினைக்கிறேன் என்று தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். உங்கள் நிறுவனத்தில், அது இருக்கலாம்.
வேண்டுகோளின் அனைத்து விவரங்களையும் கைப்பற்ற, உங்கள் திட்ட மாற்ற கோரிக்கை வார்ப்புரு (ஒரு நிமிடத்திற்கு மேல்) பயன்படுத்தவும், எனினும், அவர்கள் உங்களுடன் வருவார்கள். பின்னர் தொடங்குமுறையில் கடந்த படிவத்தை இயக்கவும், அதற்கேற்ப அவர்கள் என்னவெல்லாம் துல்லியமாக பிரதிபலிக்கிறார்கள் என்பதை நீங்கள் அறிவீர்கள்.
மாற்றங்கள் கூட வேலை செய்ய வேண்டும் என்று நினைவில் கொள்ளுங்கள். மாற்றங்கள் வேலைகளைச் செய்வதில் தொடர்புபடுத்தப் போகிறதா என்று எப்போதும் நினைத்துப் பார்க்காதீர்கள். நீங்கள் செயல் திட்டத்தை அதிகரிக்கிறீர்களா அல்லது குறைக்கிறீர்களோ அதைப் பொருட்படுத்துவதில்லை.
மாற்ற மதிப்பீடுகளை மேற்கொள்ளவும்
விரிவாக்கத்தில் மாற்றம் கோரிக்கையை பாருங்கள். நீங்கள் தாக்கத்தை மதிப்பிடுவீர்கள்:
- அட்டவணை
- ஆவணப்படுத்தல்
- வேலை செய்ய இன்னும் வேலை செய்ய வேண்டியிருக்கிறது
- பட்ஜெட்
- தர நடவடிக்கைகள்
- நோக்கம்
- வள கிடைக்கும்.
உதாரணமாக, ஒரு மென்பொருள் மாற்றம் 5 நாட்களில் கணக்கிடப்படலாம்.
இது மற்றொரு பணியை தள்ளிவிடும் மற்றும் முக்கிய வள விடுமுறை நாட்களில் ஒரு காலவரையறையை நகர்த்தும் என்பதால் இது அட்டவணையில் 5 நாட்கள் சேர்க்காது. அந்த பணியும் நகர்த்தப்பட வேண்டும், எனவே ஒட்டுமொத்தமாக இந்த மாற்றம் 8 நாட்களுக்கு கால அட்டவணையில் சேர்க்கப்படும். அதை செய்ய $ 5k செலவாகும், மற்றும் கூடுதல் 8 நாட்கள் சப்ளையர் ஒப்பந்தம் மற்றொரு மாதம் எங்களை தள்ளுகிறது, எனவே அங்கு கருத்தில் செலவுகள் உள்ளன. புதிய மாற்றத்தை இணைத்துக்கொள்வதற்கு ஒரே மாதிரியான ஆனால் நோக்கம் மாற்றங்கள் தரப்படுகின்றன. ஏற்கனவே திட்டமிடப்பட்ட திட்டத் திட்டம் மற்றும் பயிற்சி கையேடுகள் உட்பட அனைத்து தொடர்புடைய ஆவணங்கள் புதுப்பிக்கப்பட வேண்டும்.
நீங்கள் பார்க்க முடியும் என, ஒரு எளிய 5 நாள் மாற்றம் பரந்த விளைவுகள் முடியும். மாற்றத்தைச் செய்யலாமா அல்லது இல்லையா என்பதை முடிவு செய்வதற்கு முன்னர் இது பற்றி எல்லாம் தெரிந்துகொள்வது அவசியம்.
ஒரு பரிந்துரையை தயார் செய்து வழங்கவும்
இப்போது நீங்கள் அதை மாற்றுவதற்கு மதிப்புள்ளதா என்பதைப் பற்றிய பரிந்துரை ஒன்றை நீங்கள் மாற்றுவதற்கான முழு தாக்கத்தை உங்களுக்குத் தெரியும்.
சில சந்தர்ப்பங்களில், அது முடியாது, ஏனென்றால் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட பயன் செலவுக்கு குறைவாக இருக்கும். மற்ற சந்தர்ப்பங்களில், கூடுதல் வேலை செய்வதற்கான செலவை ஈடுசெய்ய அங்கு போதுமான நன்மை இருக்கும். இன்னொரு சந்தர்ப்பத்தில் இந்த மாற்றமானது செலவுக்கு எதிர்மறையான விளைவுகளை ஏற்படுத்தும் என்று நீங்கள் காணலாம், ஆனால் அதைப் பற்றி நீங்கள் செய்ய வேண்டிய ஒன்றும் இல்லை, ஏனெனில் அது ஒரு ஒழுங்குமுறை அல்லது இணக்கப் பிரச்சினை அல்லது ஒரு நிறுவன ரீதியான மறுகட்டமைப்பைப் போன்ற வேறு உள் காரணம்.
முடிவு கிடைக்கும்
உங்கள் அங்கீகார வரம்பிற்குள்ளான சிறிய மாற்றங்களுக்கு, மாற்றத்தை ஏற்கலாமா அல்லது நீங்களே முடிவு செய்யலாமா என்பதை முடிவு செய்யலாம் (குழுவிலிருந்து சரியான உள்ளீடு). திட்டத்தின் விளம்பரதாரர் அல்லது திட்டக் குழுவால் அதிகமானவை எதையும் அனுமதிக்க வேண்டும்.
திரும்பி சென்று, அவர்களின் மாற்றம் நிராகரிக்கப்பட்டது என்றால் யாரோ சொல்லவும். உங்களால் முடிந்தால் உங்கள் திட்டப்பணியாளர்களின் எரிச்சலை தவிர்க்க வேண்டும்!
மேலாண்மை கருவிகள் மாற்றவும்
இந்த செயல்முறை எளிதாக்கப்பட்டு மேலும் நெறிப்படுத்தப்பட்டதாக மாற்றுவதற்கு பல மாற்ற முகாமைத்துவ கருவிகள் உள்ளன. நான் பரிந்துரைக்கிறேன்:
- உங்கள் திட்டத்தின் நோக்கத்திற்கான மாற்றத்தை உயர்த்துவதற்கு சரியாக என்னவெல்லாம் செய்ய வேண்டுமென்பதன் மூலம் மக்களை நடத்தும் ஒரு பட்டியல் அல்லது செயல்முறை வரைபடம்.
- ஒரு டெம்ப்ளேட் மாற்ற கோரிக்கை வடிவம். இது ஒரு தானியங்கு பணிப்பாய்வு வழியாக ஆன்லைனில் இருக்கும்.
அடுத்த ஒரு திட்ட மாற்றம் கோரிக்கைக்கு செல்கிறது என்ன என்று பார்ப்போம்.
திட்ட மாற்றத்திற்கான கோரிக்கைக்கு என்ன ஆகும்
திட்ட மாற்றம் கோரிக்கை வடிவம் சேர்க்க வேண்டும்:
- மாற்றம் கோரிய நபரின் பெயர் ('கோரிக்கை').
- மாற்றம் அடையாள எண்ணைப் போன்ற தனிப்பட்ட அடையாளங்காட்டி (வேண்டுமானால், கோரிக்கையை உயர்த்திப் பெறும் எந்த நபரும் அந்தப் பெட்டியில் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பது தெரியாது).
- முன்மொழியப்பட்ட மாற்றத்தை விவரிப்பது, அவர்கள் நிர்வகிக்கக்கூடிய அளவுக்கு விரிவாக விவரிக்கப்படுகிறது.
- மாற்றத்தின் வகை. வெறுமனே, நீங்கள் இந்த பிரிவை தயார்படுத்த வேண்டும், எனவே அவர்கள் பெட்டியைத் தட்டிவிட வேண்டும். ஒரு மாற்றம் என்பது ஒழுங்குமுறை அல்லது உள் இணக்கத்துடன் (உண்மையாக) இருந்தால், திட்டமிடல் மற்றும் மதிப்பீட்டு நடவடிக்கைகளை கடந்து செல்லலாம், அதோடு அதைப் பெறலாம். இது ஒரு நல்ல இடமாகும்.
- மாற்றத்தின் 'ஏன்'. அதை செய்ய நியாயப்படுத்துவது என்ன? வேண்டுகோள் ஏன் வேண்டும்?
- நேரம், செலவு, தரம், நோக்கம் உள்ளிட்ட பல்வேறு பல்வேறு கூறுகளுக்கு மாற்றத்தின் தாக்கம். அவர்கள் அனைத்து விவரங்களையும் கொண்டிருக்கக்கூடாது, எனவே நீங்கள் மதிப்பீட்டு மதிப்பீட்டு படிவத்தில் வெற்றிடங்களில் நிரப்ப வேண்டும். அவர்கள் எவ்வளவு முடியுமோ அவ்வளவு முடிக்க வேண்டும். தற்போதுள்ள திட்ட அளவுருக்கள் அதிகரிக்கும், குறைக்கவோ அல்லது மாற்றுவோமா என்பதை உறுதிப்படுத்த, இந்த கட்டத்தில் நீங்கள் தேடுகிறீர்கள்.
மாற்றம் கோரிக்கை படிவத்தின் படி நீங்கள் மாற்றம் செய்வதற்கு சில விவரங்கள் இருக்கும். உங்கள் டெம்ப்ளேட்டிற்கும் இடம் சேர்க்க வேண்டும்:
- முடிவை மாற்று: ஏற்கவும், நிராகரிக்கவும் அல்லது விலக்குக
- முடிவு எடுக்கும் நபரின் பெயர் (அல்லது குழு) மற்றும் தேதி முடிந்த தேதி மற்றும் கூடுதல் கருத்துகள்.
கோரிக்கையை உருவாக்கும் நபர் இன்னும் முடிவு தெரியாது - யாரும் - சரியான குழு உங்கள் பரிந்துரைகளை விவாதிக்க மற்றும் ஒரு முடிவை எடுக்க வரை இந்த பெட்டிகள் வெற்று இருக்கும்.
மாற்றங்கள் மற்றும் திட்டப்பணி முகாமைத்துவம்
திட்டத்தின் நோக்கம் என்னவென்றால், திட்டத்தில் உள்ளவற்றைக் கட்டுப்படுத்துவதும், என்னவெல்லாம் என்பதைக் கட்டுப்படுத்துவதும் முக்கிய வழி. திட்டத்தின் நோக்கத்திற்கான மாற்றத்தை நீங்கள் பெறும்போது, ஒட்டுமொத்த திட்டப்பணியையும் எப்படி பாதிக்கிறது என்பதை நீங்கள் சிந்திக்க வேண்டும். உங்கள் மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறை இதைச் செய்ய உதவுகிறது, அதை சூழலில் அமைக்க உதவுகிறது, மாற்றத்தை நிர்வகிப்பதற்கான ஒரு சிறிய பகுதியாக நிர்வாகத்தை மாற்றுவது.
இது அறிவுரையின் திட்ட மேலாண்மை உடல் (PMBOK ® கையேடு) ஒரு கையேடு எப்படி பற்றி இங்கே பேசி மதிப்புள்ள இது ஐந்தாவது பதிப்பு திட்டம் மாற்றம் மேலாண்மை உள்ளடக்கியது ஏனெனில் நீங்கள் நினைக்கலாம் என உள்ளுணர்வு இல்லை. PMBOK ® வழிகாட்டி திட்டம் ஸ்கோப் மேனேஜ்மெண்ட் பிரிவில் 'கண்ட்ரோல் ஸ்கோப்' என்றழைக்கப்படும் ஒரு செயல்முறையை உள்ளடக்கியது, இது தொடங்குவதற்கான சிறந்த இடம். இருப்பினும், திட்டங்களில் மாற்றம் மேலாண்மை செயல்முறை இன்னும் ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட முறையில் கையாளப்பட வேண்டும், மேலும் இது உரையில் பிரதிபலிக்கிறது. PMBOK ® வழிகாட்டி பயனர்கள் ஒருங்கிணைந்த மாற்று கட்டுப்பாடு செயல்முறையைப் பார்க்கவும், இது எல்லாவற்றையும் எவ்வாறு ஒன்றாக இணைக்கிறது என்பதைக் காட்டுகிறது.
PMP ஆக மாறும் நோக்கத்திற்காக PMBOK ® வழிகாட்டி எவ்வாறு மாற்றத்தை நிர்வகிக்கிறது என்பதைப் புரிந்து கொள்ள வேண்டும். எனினும், நீங்கள் உண்மையில் உங்கள் திட்டங்களில் பயன்படுத்த மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறை ஒருங்கிணைக்க வேண்டும், பின்பற்ற எளிதாக மற்றும் நடைமுறை வேண்டும் என்று மனதில் தாங்க வேண்டும்.
மாற்றம் செயல்முறை மூலம் உங்கள் குழு உதவி 5 வழிகள்
உங்கள் திட்டத்தின் வெற்றிக்கான உங்கள் திட்டக் குழு மிகவும் முக்கியமானது, எனவே நீங்கள் உங்கள் திட்டத்தில் மாற்றங்களை நிர்வகிப்பதன் மூலம் அவற்றைப் பின்தொடர உதவுகிறது.
இங்கே நீங்கள் விரைவாக திட்ட மாற்ற மேலாண்மை செயல்முறையுடன் இணங்குவதற்கு உதவக்கூடிய 5 வழிகள் உள்ளன.
1. மாற்றங்களைப் பற்றி பேசுங்கள். திட்டங்களில் மாற்றம் சாதாரணமானது என்று அவர்கள் எதிர்பார்க்க வேண்டும்.
2. செயல்முறை பகிர்ந்து. நாங்கள் மாற்றம் மேலாண்மை செயல்முறை பற்றி பேசினேன் மேலே, ஆனால் இது அனைவருக்கும் இயற்கையாகவே வரவில்லை. உங்கள் குழு உறுப்பினர்கள் என்ன செய்ய வேண்டும் என்று தெரியாது மற்றும் நீங்கள் அவர்களிடம் சொல்லும் வரை அவர்களுக்கு என்ன எதிர்பார்க்கப்படுகிறது. அவர்களுடன் செயல்முறை மூலம் செல்ல ஒரு மாநாட்டை அமைக்க, மற்றும் அவர்கள் என்ன தங்கள் பங்கு என்ன என்று தெரியப்படுத்துங்கள்.
3. எளிதாக்குங்கள். ஒரு திட்டம் நோக்கிய ஒரு மாற்றத்தின் வழியாக செல்லும் போது, அது மிகவும் திசைதிருப்பக்கூடியதாக இருக்கும். கால அட்டவணை தவறானது, வரவு-செலவுத் திட்டம் வேறுபட்டது, தேவைகள் நிச்சயமாக வேறுபட்டவை. குழுவில் ஒரு குழப்பம் ஏற்படுவதைக் காணலாம், குறிப்பாக ஒரு பெரிய அல்லது ஒன்று, அவர்கள் முன்னதாக நினைத்திருந்த ஒரு முடிவை மறுபரிசீலனை செய்தார்கள் (ஆமாம், அவை நடக்கும்). செயல்முறை அவர்களுக்கு முடிந்தவரை எளிதாக்குங்கள்.
4. உதவியாக இருங்கள். நீங்கள் ஒரு முறைசாரா முறையில் (அல்லது இல்லையென்றால்) முன்னர் நிர்வகிக்கப்பட்டிருந்தால், ஒரு புதிய முறை வேலை செய்வதற்கு சிறிது காலம் எடுக்கும். பிறகு ஒரு முறையான செயல்முறைக்கு ஒரு மாற்றத்தை ஏற்படுத்துவது, நாம் 'இங்கே விஷயங்களைச் செய்வது '. நீங்கள் கடந்த காலத்தை ஓட்ட விரும்பினால், அவர்களுக்கு உதவி செய்யுமாறு அணியுங்கள்.
5. இல்லை என்று பயப்படாதீர்கள். எல்லா மாற்றங்களும் புத்திசாலித்தனமான முன்மொழிவுகள் அல்ல. உங்கள் குழுவினர் இந்த மாற்றத்திற்கான சரியான காரியம் அல்ல, மாற்றம் வேண்டுகோளோடு அந்த உரையாடலில் நீங்கள் நின்றுகொள்வதைப் பற்றி வலுவாக உணர்ந்தால், அவர்களுக்கு தெரியப்படுத்துங்கள்.
உங்கள் திட்டத்தைத் தடுக்கக்கூடிய வழிகளில் ஒன்றாகும், மாற்றங்களை நிர்வகிப்பது இல்லை, அதனால் பார்க்கவும். இந்த தகவலுடன் ஆயுதமளித்த நீங்கள் இப்போது கட்டுப்பாட்டில் உள்ள திட்ட மாற்றங்களைக் கையாளத் தொடங்கலாம்.