நீங்கள் விரும்பும் முடிவுகளை அடைவீர்களா இல்லையா என்பதை உங்கள் தயாரிப்பு தீர்மானிக்கிறது
சந்திப்பு நிமிடங்களில் , பங்கேற்பாளர்கள் ஒரு கூட்டத்தை தொடர்ந்து பெறும் ஆவணங்கள் , கூட்டம் கூட்டம் மற்றும் முந்தைய கூட்டத்திற்குப் பின்தொடரும் அறிக்கை ஆகியவை ஆகும்.
தொடர்ந்து சந்திப்பதில்லை என்று ஒரு கூட்டத்திற்கு நீங்கள் ஒரு திட்டத்தை உருவாக்கும்போது, பின்வரும் வழிமுறைகள் உங்களுக்கு உதவும். இந்த கட்டுரையில், வழக்கமாக திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்பிற்கான ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை நீங்கள் பார்ப்பீர்கள். இரண்டு வகையான கூட்டங்கள் இதே போன்ற நிகழ்ச்சிநிரலைப் பகிர்ந்துகொள்கின்றன, ஆனால் அவை சரியாக இல்லை.
சந்திப்பு நிகழ்ச்சிநிரலை உருவாக்குதல்
முதலாவதாக, கூட்டத்தை திட்டமிடுவதற்கு உதவ மற்ற ஊழியர்கள் தேவைப்படுகிறார்களா என்பதை அடையாளம் காணவும். பிறகு, கூட்டத்தை நடத்துவதன் மூலம் நீங்கள் எதை எதிர்பார்க்கிறீர்கள் என்று முடிவு செய்யுங்கள். உங்கள் சந்திப்பிற்கான சிறந்த இலக்குகளை உருவாக்குங்கள் . நீங்கள் அமைக்கும் குறிக்கோள்கள் பயனுள்ள சந்திப்புத் திட்டத்திற்கான கட்டமைப்பை உருவாக்கும். உங்களுடைய சந்திப்பின் காலத்திற்குள் நியாயமாக முடிந்ததைவிட நீங்கள் திட்டமிடவில்லை என்று உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
ஸ்டீபன் கோவி "மிகவும் பயனுள்ள மக்கள் ஏழு பழக்கவழக்கங்களில்", "மனதில் முடிவில்லாமல் தொடங்குங்கள்" என்றார். உங்கள் கூட்டத்தின் நோக்கம் கூட்டத்தின் கவனம், கூட்டம் நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் கூட்டம் பங்கேற்பாளர்கள் ஆகியவற்றை தீர்மானிக்கும்.
ஒரு நிகழ்ச்சித்திட்டத்தை உருவாக்குவது கூட்டத்திற்கான ஒரு திட்டத்தை உருவாக்குகிறது.
கூட்டத்தை நடத்துவதன் மூலம் நீங்கள் நிறைவேற்ற முயற்சிக்கும் முக்கிய குறிக்கோளுடனோ அல்லது நோக்கத்தோடும் தொடங்குங்கள். உங்கள் இலக்கை நீங்கள் முடிவு செய்தபின், உங்கள் நிகழ்ச்சிநிரலைத் திட்டமிட கூடுதல் ஊழியர்களின் உதவியை நீங்கள் அவசியமா என்று தீர்மானிக்க வேண்டும். ஆமாம் என்றால், கூடுதல் சந்திப்பிற்கான தேவையை உருவாக்குவதற்கில்லை, மின்னஞ்சல் அல்லது உரை மூலம் உங்கள் சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்குவதில் உங்களை சேர அவர்களை அழைக்கவும்.
உங்கள் கூட்டம் நிகழ்ச்சித்திட்டத்தை உருவாக்குங்கள் என தீர்மானிக்க முடிவு
உங்கள் ஒட்டுமொத்த இலக்கை நிர்ணயித்த பிறகு, நீங்கள், அல்லது உங்கள் குழு, பின்வரும் முடிவுகளை எடுக்க வேண்டும். கூட்டத்தின் நோக்கம் அல்லது குறிக்கோளைத் தவிர்த்து, ஒவ்வொரு பொருட்களும் கூட்டத்தின் நிகழ்ச்சி நிரலில் தோன்றுகின்றன.
- உண்மையான கூட்டத்திற்கு பங்கேற்பாளர்கள் தேவை,
- இலக்கு அல்லது நோக்கம் நிறைவேற்றுவதற்கு வழிவகுக்கும் விவாதம் அல்லது நடவடிக்கை தேவைப்படும் பொருட்கள்,
- ஒவ்வொரு குழுவின் விவாதத்திற்காக நீங்கள் குழுவை எதிர்பார்க்கும் நேரம்,
- கூட்டத்திற்கான தேதி மற்றும் நேரம்,
- ஒரு பொருத்தமான இடம், இது அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் வசதியாக இருக்கும், கூட்டத்திற்கு,
- சந்திப்புக்கு முன் வேலை இது எந்த வாசிப்பு, ஆவணமாக்கம் , தரவு, ஒரு முன் கூட்டத்தில் இருந்து சந்திப்பு நிமிடங்கள் அல்லது உங்களுடைய உண்மையான சந்திப்பு வெற்றிகரமாக செய்யும் எந்தவொரு தயாரிப்பையும் உள்ளடக்கும். அழைக்கப்பட்ட அறிவிப்பு மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு நீங்கள் அழைக்கப்பட்ட பங்கேற்பாளர்களுக்கு விநியோகிக்கும்போது இந்த தயாரிப்பு இணைக்கப்பட வேண்டும்.
மேலே உள்ள முடிவுகளுக்கு கூடுதலாக, நிலையான கூட்டத்தில் நிகழ்ச்சி நிரல்கள் சேர்க்கப்பட வேண்டும்:
- கூட்டத்தின் நோக்கம், நிகழ்ச்சிநிரல் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் விளைவுகளையும் தயாரிப்புகளையும் மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
- முன் கூட்டத்தின் நிமிடங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
- முன் கூட்டத்தில் தயாரிக்கப்பட்ட பங்கேற்பாளர்களின் முன்னேற்றங்கள் மற்றும் செயல்கள் பற்றிய முன்னேற்றங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
- இறுதிக் குறிக்கோள் நிகழ்வாக தற்போதைய கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களால் மேற்கொள்ளப்பட்ட கடமைகளை மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டியது அவசியமாகும்.
உங்கள் கூட்டம் நிகழ்ச்சிநிரலை நிறைவேற்றுவதற்கு யார் தீர்மானிக்க வேண்டும் என்பதை முடிவு செய்யுங்கள்
உங்கள் இலக்கை அடைய ஒரு கூட்டம் அவசியம் என்று முடிவு செய்தவுடன், நீங்கள் பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியலை உருவாக்க வேண்டும்.
ஒவ்வொரு பணியாளரும் ஒவ்வொரு சந்திப்பிலும் கலந்து கொள்ளவோ அல்லது பங்கேற்கவோ முடியாது, ஆனால் சரியான பங்கேற்பாளர்களை அழைப்பதன் மூலம் உங்கள் வெற்றி வாய்ப்பு அதிகரிக்கும்.
உங்கள் கூட்டம் நிகழ்ச்சிநிரலை நிறைவேற்றுவதற்கு பங்கேற்பாளர்களை எப்படி அடையாளம் காண வேண்டும்
உங்கள் பங்கேற்பாளர்களை ஒரு முறை அல்லது சுருக்கமான தொடர் கூட்டங்களுக்கு அல்லது தொடர்ந்து திட்டமிடப்பட்ட அல்லது தொடர்ந்து நடைபெறும் சந்திப்புக்காக பின்வரும் நபர்களைத் தொடர்ந்து கேட்டுக் கொள்ளுங்கள்.
- குழுவானது உருவாக்கும் தீர்வை யார் வைத்திருக்க வேண்டும்?
- குழு விவாதிக்கும் செயல்முறை யார்?
- நீங்கள் விநியோகிக்கிற தகவலை யார் அறிந்து கொள்ள வேண்டும்?
- முடிவெடுக்கும் வழிகாட்டலுக்கு தரவு மற்றும் உண்மைகளை யார் வழங்க முடியும்?
- குழுவோடு பகிர்ந்து கொள்ள அனுபவம் அல்லது நிபுணத்துவம் உள்ளவர் யார்?
- எந்தவொரு தீர்வையும் பணிகளையும் செயல்படுத்துவதற்கு யாரை ஆதரிக்க வேண்டும்?
- சந்திப்பு முடிவை நிறைவேற்றுவதற்கு அனுமதி அல்லது வளங்களை யார் வழங்க வேண்டும்?
- எந்த தீர்வையும் திசையையும் செயல்படுத்த யார் எதிர்க்கலாம்?
ஒழுங்காக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்களுக்கு நீங்கள் ஒரு கூட்டம் நிகழ்ச்சி நிரல் வேண்டுமா?
ஒவ்வொரு சந்திப்பிலும் விருப்பமான நிகழ்ச்சி நிரல் தேவை இல்லை. பெரும்பாலான ஊழியர்கள் தங்கள் துறைகள் அல்லது பணிக்குழுக்களுக்கான முறையாக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்களைக் கொண்டுள்ளனர். நீங்கள் பங்கேற்கும் அணிகள் மற்றும் திட்டங்கள் உள்ளன.
நடப்பு திட்டம் ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்கும் புதிதாக உருவாக்கப்பட்ட ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு தேவைப்படாது, ஆனால் உங்கள் குழு உங்கள் கூட்டத்திற்கு ஒரு தரநிலை அணுகுமுறையை பின்பற்றுவதன் மூலம் நன்கு பணியாற்றப்படும்.
தொடர்ந்து திட்டமிடப்பட்ட பணியாளர் கூட்டம் மூன்று பிரிவுகளாகப் பிரிக்கப்பட்டுள்ளது, அதில் ஒவ்வொன்றும் நிலையான செயல்திட்டங்கள் உள்ளன: தகவல் பொருட்கள், செயல் பொருட்கள் மற்றும் முன்னோக்கு திட்டமிடல்.
ஒழுங்காக திட்டமிடப்பட்ட கூட்டங்களுக்கு சந்திப்பு நிகழ்ச்சிநிரலின் கூறுகள்
தகவல் பொருட்கள்
ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்கும் தகவல் கொடுக்கும் நிகழ்ச்சி நிரலை எழுதுங்கள். உதாரணமாக, மேலாளர் மூத்த நிர்வாக கூட்டத்தின் விளைவுகளை குழு புதுப்பித்துள்ளார்.
அதிரடி பொருட்கள்
நிகழ்ச்சி நிரலில் இடம்பெறும் ஒவ்வொரு குழுவும் தவறாமல் திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்பிலேயே குழுவை மதிப்பாய்வு செய்ய விரும்புவதாக நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் எந்தவொரு உருப்படியையும் வைக்கவும். உதாரணமாக, காலத்திற்கான பட்ஜெட்டில் செயல்திறன் மற்றும் செலவு சேமிப்பு மற்றும் தொடர்ச்சியான முன்னேற்றங்களை அடையாளப்படுத்துதல் குழு அடைய திட்டமிட்டுள்ளது.
முன்னோக்கு திட்டமிடல்
குழு திட்டமிட விரும்பும் அல்லது முன்கூட்டியே தயார் செய்ய விரும்பும் எந்தவொரு உருப்படியின் செயற்பட்டியலில் வைக்கவும். உதாரணமாக, அடுத்த மாதத்திற்கான குறுகிய கால இலக்குகள் அல்லது வரவிருக்கும் பணிகள் தொடர்பான பணியாளர் உதவி தேவை.
சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கும்போது இந்த வழிகாட்டுதல்களை நீங்கள் பின்பற்றினால், உங்கள் சந்திப்பு முடிவுகளை உருவாக்கும் நிகழ்தகவுகளை அதிகரிக்கிறது.
தொடர்ச்சியான திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்புக்கான மாதிரி சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரல்
உங்கள் சந்திப்பு நீங்கள் விரும்பும் முடிவுகளைத் தயாரிக்கிறது என்பதை உறுதிப்படுத்துவதற்காக தவறாமல் திட்டமிடப்பட்ட கூட்டத்திற்கு இந்த மாதிரி நிகழ்ச்சி நிரலைப் பயன்படுத்தவும்.
- சூடான அப் மற்றும் வாழ்த்துக்கள். குழு அடிக்கடி எப்படி சந்திப்பதைப் பொறுத்து ஒரு சுருக்கமான icebreaker ஐக் கருதுங்கள்.
- கூட்டத்தின் நோக்கம், நிகழ்ச்சிநிரல் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் விளைவுகளையும் தயாரிப்புகளையும் மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
- முன் கூட்டத்தின் நிமிடங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
- குழு தேவை என்று பொருத்தமான துறை மற்றும் நிறுவன தகவலை வழங்குதல்.
- நடவடிக்கை பொருட்கள், செயல்திட்டங்கள், மற்றும் பொறுப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்தல். இலக்குகளை முன்னேற்றுவிக்க குழு மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள்.
- இந்த சந்திப்பிற்கான நிகழ்ச்சிநிரலைப் பற்றி விவாதிக்க மற்றும் முடிவுகளை எடுக்கவும்.
- அடுத்த படிகளை அடையாளம் காணவும்.
- அடுத்த கூட்டத்திற்கான நோக்கம், விளைவு மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலை அடையாளம் காணவும்.
- கூட்டத்தின் முடிவில், கூட்டத்தின் போது மக்களால் செய்யப்பட்ட கடமைகளை கவனிக்க வேண்டும்.
- குழுவில் இல்லாதவர்களிடமிருந்து தேவையான எந்தவொரு உதவியையும் அடையாளம் காணவும், பங்கேற்பாளர்களை தொடர்பு கொள்ளவும்.
- சந்திப்பு பங்கேற்பாளர்களுக்கு வெளியே யாரைத் தெரிந்துகொள்ள வேண்டும் என்பதைத் தெரிந்துகொண்டு, நீங்கள் எவ்வாறு தகவல் பரிமாற்றம் செய்வீர்கள் என்பதைத் தீர்மானிக்க வேண்டும்.
- சந்திப்பின் 24 மணி நேரத்திற்குள் நிமிடங்களை அனுப்பவும் அல்லது உடனடியாக குறிப்புகளை எடுத்துக்கொள்ளும் மின்னஞ்சல்களை (நெறிமுறை) எடுத்துக் கொள்ளவும்.
பயனுள்ள கூட்டங்களை நடத்துவது தொடர்பானது