எப்படி சந்திப்பு நிமிடங்கள் பதிவு செய்ய (மற்றும் ஏன்)
நிமிடங்கள் பொதுவாக இதில் அடங்கும்:
- பங்கேற்பாளர்களின் பெயர்கள்,
- நிகழ்ச்சி நிரல் பொருட்கள் ,
- பங்கேற்பாளர்களால் செய்யப்பட்ட முடிவுகள்,
- பங்கேற்பாளர்களால் பின்பற்றப்பட்ட தொடர் நடவடிக்கைகள்,
- பொறுப்புணர்வுகளை முடிக்க வேண்டிய தேதி, மற்றும்
- பிற நிகழ்வுகள் அல்லது விவாதங்கள் எதிர்கால மதிப்பாய்வு அல்லது வரலாற்றில் ஆவணப்படுத்துதல் மதிப்பு.
சந்திப்பு நிகழ்வுகள் மற்றும் பங்கேற்பாளர்களால் வழங்கப்பட்ட கடமைகளில் எடுக்கப்பட்ட தீர்மானங்களின் மீது முன்மாதிரியான சந்திப்பு நிமிடங்கள் கவனம் செலுத்துகின்றன. இந்த உடன்படிக்கைகளின்போது பங்குதாரர்களிடமிருந்து பகிரப்பட்ட புரிந்துணர்வுக்கான அவசியமான தேதிகளும் பிற விவரங்களும் அவசியம்.
ஒரு வரலாற்று ஆவணமாக நிமிடங்கள் சந்தித்தல்
ஒரு வரலாற்று ஆவணமாக, ஒரு முடிவை எடுக்க வழிவகுத்த முக்கிய கருத்துக்கள் அல்லது விவாதங்களை ஆவணப்படுத்துவதற்கும் அவை பயனுள்ளதாக உள்ளன. உதாரணமாக, ஒரு குழு உறுப்பினர் கூறுகையில், "நாங்கள் இந்த இலக்கைத் தேர்ந்தெடுத்தபோது எப்போதாவது நினைத்தோம்."
திறமையான சந்திப்பு நிமிடங்கள், கலந்துரையாடப்பட்ட ஐந்து மாற்றுத் தேர்வுகளைத் திறந்துவிட்டன.
வழக்கமான வணிக சந்திப்புக்கு பயனுள்ள சந்திப்பு நிமிடங்கள் ஒவ்வொரு விவாதத்தையும் பதிவு செய்ய வேண்டிய அவசியமில்லை.
அவர்கள் என்ன செய்ய வேண்டும், மற்றும் என்ன, மாநில என்ன வேண்டும். மேலும், ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளரும் விரிவாக என்ன சொல்கிறார்கள் என்பதை அவர்கள் ஆவணப்படுத்த வேண்டும். கொடுக்கப்பட்ட எடுத்துக்காட்டுக்கு, ஒவ்வொரு வார்த்தையும் எழுதிக் காட்டாமல், திறனாய்வாளரைப் பற்றி விவாதிக்கிறார்.
(இத்தகைய சூழ்நிலைகளில் சட்ட நடவடிக்கை, நீதிமன்ற விசாரணைகள் மற்றும் பிற போன்ற பிற சந்திப்புகளுக்கு இந்த விதி வேறுபடுகிறது என்பதை அறிந்திருங்கள்.
இந்த நிமிடங்களில் உரையாடல் மற்றும் அறிக்கைகள் சரியான பதிவு தேவை.) ஆனால், உங்கள் வழக்கமான பணியிட கூட்டம் இல்லை.
எப்போது, எப்படி கூட்டம் நிமிடங்கள் பகிர்ந்து கொள்ள
சந்திப்பின் நிமிடங்களில், சந்திப்பு நிமிடங்கள் மின்வாரிய கூட்டாளர்களுக்கு சந்திப்பதற்காக விளம்பரப்படுத்தப்படுகிறது. இதைச் செய்வது, பங்கேற்பாளர்கள் தங்கள் கடமைகளையும் உடனடி அறிவிப்புகளையும் உடனடியாக கவனிக்க வேண்டும். இது சாத்தியமில்லை என்றால் (எடுத்துக்காட்டுக்கு, குறிப்பானைப் பிழைகள் சுத்தம் செய்ய விரும்புகிறது) குறிப்புக் குறிப்பு 24 மணி நேரத்திற்குள் சந்திப்பு நிமிடங்களை பரப்ப வேண்டும்.
நிமிடங்கள் கூட்டத்தின் போது செய்யப்பட்ட பொறுப்பு குழு உறுப்பினர்கள் ஒரு நினைவூட்டல் சேவை. அவர்கள் பங்கேற்பாளர்கள் தங்கள் நாள்காட்டி தங்கள் சந்திப்பு கடமைகளை மாற்ற மற்றும் பட்டியல்கள் செய்ய உதவும். அடுத்த சந்திப்புக்கு முன்னர் பங்கேற்பாளர்களுக்குச் செல்ல வேண்டிய எந்தவொரு பொருளியுடனும் ஒரு நினைவூட்டலாக அவை செயல்படுகின்றன.
(இது கூட்டங்களில் மிக முக்கியமான பிரச்சனைகளில் ஒன்றை அகற்றலாம், கூட்டத்தில் பொதுவாக பொதுமக்கள் தகவலை வெளியிடுவதால் பங்கேற்பாளர்கள் கலந்துரையாடுவதைப் பார்க்காமல் கூட்டத்தை வாசிப்பார்கள்.) எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, ஒரு சந்திப்பின் புள்ளியில் தொடர்பு இல்லை? வேறு எதையும், நீங்கள் மின்னஞ்சல் மற்றும் யேமர் போன்ற கருவிகள் உள்ளன.
அடுத்த சந்திப்பின் தொடக்கத்தில் உங்கள் முந்தைய கூட்டத்தின் நிமிடங்களை நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்ய வேண்டும், இதன் மூலம் மக்கள் சரியான மற்றும் அடுத்த படிகள் குறித்து அவர்களை சரிபார்க்கவும் முடியும்.
சந்திப்பு நிமிடங்கள் வெற்றிகரமான சந்திப்புகளுக்கு பயனுள்ள பங்களிப்பாகும், நிமிடங்கள் சரியான நேரத்தில் எழுதப்பட்டு விநியோகம் செய்யப்படும் போது சரியான நேரத்தில் விநியோகிக்கப்படும். ஒரு குழு அதன் வர்த்தக வெற்றியை ஆதரிக்கும் வலுவான விதிகளை உருவாக்கியது இது குறிப்பாக உண்மை.
எப்படி கூட்டங்கள் நடத்தப்படுகின்றன?
சந்திப்பின் வெற்றிக்கான திறனாய்வாளரான , குறிப்பேடு அல்லது ரெக்கார்டர், பங்கேற்பாளர்கள், வரலாறு மற்றும் ஊழியர்களுக்கான கூட்டம் ஆவணம், சந்திப்பில் என்ன மாறியது என்பதை அறிந்திருக்க வேண்டும். முழு கூட்டம் நிமிடங்கள் இல்லாமல், வெற்றிக்கான சந்திப்பின் வாய்ப்புகள் குறைந்துவிட்டன.
சந்திப்பு நிமிடங்களை எடுக்கும் ஊழியர் வழக்கமாக குழுவின் உறுப்பினராக இருப்பார், கூட்டத்தில் கலந்துகொள்வதற்கான குறிப்புகளை எடுக்கும். சட்ட அல்லது அரசு தொடர்பான நடவடிக்கைகள், கூட்டங்கள், அல்லது விசாரணை போன்ற கோரிக்கைகளை தேவைப்படும் கூட்டங்களில், கார்ப்பரேட் குழு கூட்டங்கள் அல்லது சேதங்கள் தேவைப்படும், ஒரு சார்பற்ற நிமிடத்தை எடுத்துக்கொள்வது மற்றும் வழக்கமாக ஆவணங்களை பதிவுசெய்கிறது.
நிமிடங்களை பதிவு செய்யும் பணியாளர் விவரம் துல்லியமாக பதிவு செய்ய ஒரு காது வேண்டும். நிமிடங்களை பதிவு செய்யும் போது கூட்டத்தில் பங்கேற்க ஊழியரும் கூட பலவகைப்படுத்த வேண்டும்.
சில கூட்டங்களில், அதே ஊழியர் ஒவ்வொரு கூட்டத்திலும் நிமிடங்கள் எடுக்கும். மற்றவர்கள், ஊழியர்களிடம் இருந்து பணியாளருக்கு நிமிடம் செலுத்துபவர் பங்கு. தலைமை நிர்வாகி போலவே, குறிப்பேட்டின் பங்கு தலைமை , தகவல் தொடர்பாடல் , மற்றும் பயனுள்ள கூட்டத் தலைமைத் திறன்களை உருவாக்குகிறது.
சந்திப்பு நிமிடங்களின் தேவைகள் என்ன?
ரெக்கார்டர் அல்லது குறிப்பிற்கான குறிப்பிற்கான தேவைகள் பின்வருமாறு:
- ஒரு கூட்டத்தில் எடுக்கப்பட்ட தீர்மானங்கள், பொறுப்புகள் மற்றும் முக்கிய விவாத புள்ளிகளை துல்லியமாக பதிவுசெய்தல்.
- உறுப்பினர்கள் உறுப்பினர்கள் சம்மந்தப்பட்ட தேதிகளைச் செய்யத் தயாராக உள்ளனர். அதிரடி உருப்படிகள் ஒரு பெயர் இணைக்கப்பட்டிருக்கின்றன, ஆனால் பொதுவான கலந்துரையாடலில், யார் பேசாத பணியிட சந்திப்புகளில் சொன்னார்கள்.
- கூட்டத்தின் முடிவில் பிரதான முடிவுகள் மற்றும் பணிகள் அல்லது தன்னார்வ கடமைகள் மற்றும் செயற்திட்டங்களை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள், இதன் மூலம் பங்கேற்பாளர்கள் கூட்டத்தை விட்டு வெளியேறுவதற்கு முன்னர் நிகழ்வுகள் மற்றும் பொறுப்புகளை மறுபரிசீலனை செய்யலாம் மற்றும் ஏற்றுக்கொள்ளலாம்.
- சந்திப்புத் தலைவர் ஒரு கூட்டத்தின் போது அவ்வப்போது கலந்துரையாடலை மறுபரிசீலனை செய்யுமாறு குறிப்பைக் கேட்பார்.
- தொடர்ச்சியான கூட்டங்களில், குறிப்பேடு நிமிடங்கள் அடுத்த சந்திப்பின் ஆரம்பத்தில் ஒரு நிமிடம் எடுத்துக் கொள்ளும். கலந்துகொள்ளும் ஊழியர்கள் நிமிடங்களில் உடன்படாத எதையும் சேர்க்க அல்லது சரிசெய்யலாம்.
- சந்திப்பின் 24 மணி நேரத்திற்குள் சந்திப்பின் நிமிடங்களின் நகலை விநியோகித்தல் ஆண்டுகளுக்கு வசதிகளை வழங்கும் கூட்டாளர்களின் தரமான பரிந்துரை ஆகும் . ஆனால் இப்போது, ரெக்கார்டர் மடிக்கணினி அல்லது ஐபாட் போன்ற ஒரு மின்னணு சாதனத்தில் நிமிடங்களை எடுத்துக் கொண்டார். எனவே, குறிப்பேடு நிமிடங்களில் அல்லது அதற்குள் நேரடியாக எழுத்துப்பிழை, இலக்கணம் மற்றும் தெளிவின்மை பற்றிய விரைவான மறுபரிசீலனைக்குப் பிறகு, குறிப்பேடு குறிப்பை விநியோகிக்க வேண்டும்.
ரெக்கார்டர் ஒரு கூட்டம் முடிவுகளை தொடர்பு மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் மீது செயல்படும் என்று உறுதி செய்ய வேண்டும் என்று ஒரு பங்கு உள்ளது. குறிப்புகள் இல்லாமல், பங்கேற்பாளர்கள் மற்ற பங்கேற்பாளர்களின் நினைவில் தங்கியிருக்க வேண்டும். உத்தரவாதம், இது ஒரு நல்ல திட்டம் அல்ல.
பணியாளர் செயல்திறனை மேம்படுத்துவதற்கு ஆவணங்கள் அவசியமானவையாக இருப்பதால் ஒரு கூட்டத்தின் வெற்றிக்காக ஒரு கூட்டத்தின் குறிப்பேட்டின் ஆவணம் அவசியம்.