ஒரு பணியாளர் பணியாளர் கோப்பில் நீங்கள் என்ன செய்ய வேண்டும் (மற்றும் கூடாது)
மற்றவர்கள், அணுகல் HR ஊழியர்களுக்கு மட்டுப்படுத்தப்பட்ட மற்றும் ஊழியர்கள் தங்கள் பதிவுகள் அணுக முடியும். வழக்கறிஞர்கள் வழக்குகள் மற்றும் சமமான வேலைவாய்ப்பு வாய்ப்பு கமிஷன் (EEOC) புகார்களைப் பொறுப்பேற்று பணியாளர்களின் பதிவேடுகளை உள்ளடக்கியது.
ஒரு முன்னாள் ஊழியர் தனது பணியாளரின் பதிவின் நகலை கோரலாம்.
உங்களுடைய பணியாளர்களின் பதிவுகள் மற்றும் சாத்தியமான பார்வையாளர்களால் அனைத்து பணியாளர்களுடனும், உங்கள் பணியாளர் பதிவுகளில் ஒரு ஊழியர் வேலைவாய்ப்பு வரலாறான ஒரு பொருத்தமற்ற, உண்மையான ஆவணங்களை பராமரிக்க ஒரு முதலாளி பணியாற்ற வேண்டும். இதன் விளைவாக, உங்கள் நிறுவனத்தின் பணியாளர்கள் பதிவில் நீங்கள் வைத்திருக்கும் ஆவணங்கள் இந்த பொது வழிகாட்டுதல்களைப் பயன்படுத்துகின்றன.
ஊழியர் பணியாளர் கோப்பின் உள்ளடக்கங்களுக்கு பொது வழிகாட்டுதல்கள்
- ஊழியர்கள் பதிவுகளில் தகவல் உண்மையாக இருக்க வேண்டும். மேற்பார்வை அல்லது மனித வள ஊழியர்கள் கருத்துக்கள்; சீரற்ற குறிப்புகள்; வதந்திகள்; ஆதாரமற்ற வதந்திகள்; கேள்விகள், அறிக்கைகள், அல்லது மற்ற ஊழியர்களிடம் இருந்து தட்டிலேல் குற்றச்சாட்டுகள் தெரியாதவை; குற்றச்சாட்டுகள் தொடரப்படவில்லை, விசாரணை செய்யப்பட்டு முடிக்கப்படவில்லை; மற்றும் வேறு எந்த உண்மை அல்லாத தகவல், வர்ணனை, அல்லது குறிப்புகள் ஒரு ஊழியர் பணியிட கோப்பு இருந்து விலக்கப்பட்ட வேண்டும்.
ஒரு HR மேலாளர் ஒரு ஊழியர் பதிவில் தாக்கல் செய்தார் என்ற குற்றஞ்சார்ந்த விமர்சகரின் மோசமான எடுத்துக்காட்டுகளில் ஒன்று, பணியமர்த்தல் மேலாளரின் பேட்டி குறிப்புகளில் உள்ளடங்கியிருந்தது. ஒருவர் கூறினார்: "தேவைக்கு ஏற்றவாறு மெதுவாக எழுந்து நிற்கும் அளவுக்கு கொழுப்பு." ஊழியர், வழக்கறிஞர், எதிர்கால ஊழியர்களும் மேற்பார்வையாளர்களும் இதுபோன்ற கருத்துக்களைப் படியுங்கள்.
மற்றொரு நிறுவனத்தில், மேலாளர்கள் மற்றும் மற்றவர்கள் மேலாளரின் கோப்புகளில் பணியமர்த்தப்பட்ட கோப்புகளில், "மேரி கோபமடைந்ததால் அவள் கோபமடைந்து விட்டதால், அவளுடைய பணி முடிந்தவுடன் அவளது மேலாளருடன் கூட அவசர அவசரமாக வேலை செய்தார்" என்று மேலாளர் குறிப்பிட்டுள்ளார். பிரச்சனை பார்க்கவா?
- அலுவல் பதிவுகள் கவனமாக அவர்களின் சரியான கோப்பு இடங்களில் ஒதுக்கப்பட வேண்டும். மாநில மற்றும் மத்திய சட்டங்களை அடிப்படையாகக் கொண்ட உங்கள் நிறுவன ஊழியர்களின் பதிவுகள், உடல்நல காப்பீட்டு வலைப்பின்னல் மற்றும் பொறுப்புணர்வுச் சட்டம் 1996 (HIPAA) , மற்றும் முதலாளிகளுக்கு சிறந்த நடைமுறைகள் போன்ற வேலைவாய்ப்பு சட்டங்களின் அடிப்படையில் ஒரு நெறிமுறையை நிர்ணயிக்கவும்.
பின்னர், நெறிமுறையுடன் ஒட்டவும். நீங்கள் ஒரு மருத்துவ கோப்பில் சேர்ந்தபின், பணியாளரின் கோப்புக்குள் தள்ளிப்போகும் சீரற்ற டாக்டர் சாக்குகளை நீங்கள் கண்டுபிடிக்க விரும்பவில்லை. இல்லை, ஊதிய கோப்புகளில் ஒரு ஊழியர் ஊக்குவிப்புக்கான நியாயமும் நியாயமும் உங்களுக்கு வேண்டுமா?
பணியாளர் கோப்பில் முன்னாள் முதலாளிகளுடன் விவாதங்களில் இருந்து பின்னணி சோதனை அல்லது குறிப்புகளை உள்ளடக்கிய ஒரு பணியமர்த்தல் முடிவின் பதிவுகளை நீங்கள் விரும்பவில்லை.
- மேற்பார்வையாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் ஊழியர்களின் ஆவணங்களில் ஆவணங்களை வைத்திருக்கும் மற்ற ஊழியர்கள் ஆவணங்களை சரியான முறையில் எழுத வேண்டும். ஊழியர் ஒரு முழுமையான அழிவை ஏற்படுத்தும் என்று ஒரு ஊழியர் கண்டனம் தெரிவிப்பார், உங்கள் பணியாளர்களின் பதிவுகளை எந்தவொரு வெற்றியையும் வெல்ல மாட்டார், ஆனால் நியாயமற்ற மேற்பார்வையாளர்கள் இதே போன்ற அறிக்கையை எழுதுவதற்கு அறியப்பட்டிருக்கிறார்கள்.
சிறந்த இன்னும், பதிவுகளை பொறுப்பு யார் உங்கள் அலுவலக ஊழியர்கள் நபர் கோப்புகளை அணுகல் கட்டுப்படுத்த மற்றும் ஒரு பணியாளர் கோப்பில் வைக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் வேண்டும். - ஊழியர் வேலைவாய்ப்பு வரலாற்றின் நேர்மறை மற்றும் எதிர்மறை அம்சங்கள் ஆகிய இரண்டையும் உள்ளடக்கிய தகவலை நீங்கள் பதிவுசெய்திருக்கும் தகவல்களில் சமநிலைப்படுத்துங்கள் . பெரும்பாலும், பணியாளர்கள் பதிவு ஒவ்வொரு எதிர்மறை நிகழ்வையும் வலியுறுத்துவதோடு, நேர்மறையான கூறுகளை தவறவிடாது.
- அவரின் புகார் பணியாளர்கள் மற்றும் உத்தியோகபூர்வ நிறுவன ஊழியர்களின் பதிவுகளைப் பற்றிய மேற்பார்வையாளரின் தனிப்பட்ட குறிப்புகள் வித்தியாசத்தை அறிந்து கொள்ளுங்கள். செயல்திறன் மேம்பாட்டிற்காக , செயல்திறன் மேம்பாட்டிற்காக , இலக்குகளை முடிக்க, மேற்பார்வையாளரின் குறிப்புகள், உதாரணமாக, மேற்பார்வையாளரின் தனியார் கோப்பில், நிறுவனத்தின் உத்தியோகபூர்வ அலுவலர்கள் பதிவுகளில் இல்லை என்பதைத் தீர்மானிக்கிறது.
குறிப்புகள் எடுக்கும் மற்றும் அவற்றின் நிர்வாக கோப்பில் ஆவணங்கள் எவ்வாறு பராமரிக்கப்பட வேண்டும் என்பதை மேற்பார்வையாளர்கள் பயிற்றுவிக்க வேண்டும் என்பதையும் அங்கீகரிக்கவும். உண்மைகள், கருத்துக்கள் மற்றும் குறிப்பிட்ட உதாரணங்கள் ஆகியவற்றிற்கான அதே அளவுகோல்கள், கேட்கப்படாதவை அல்ல, தனிப்பட்ட குறிப்புகளுக்கு பொருந்தும்.
மேற்பார்வையாளரின் தனிப்பட்ட குறிப்புகள் வழக்கில் ஒரு வழக்கில் வழக்குப் பதிவு செய்யப்படலாம், எனவே தனிப்பட்ட குறிப்புகளுக்கு கூட எச்சரிக்கையாக பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. மேற்பார்வை அதிகாரிகளின் நிர்வாகப் பணியாளர் கோப்பில் உள்ள பதிவேடுகளின் பிரதிகளை வைத்திருக்கும் மேற்பார்வையாளர்களின் நடைமுறை பரிந்துரைக்கப்படவில்லை.
- ஆவணங்களைப் பணியமர்த்துதல் மற்றும் பேட்டி குறிப்புகள் ஒரு குழப்பமான பிட் முன்வைக்கின்றன. சிறந்த நடைமுறையில் நீங்கள் ஒவ்வொரு நிலைப்பாட்டிற்கும் தனித்தனி கோப்பை நிர்வகிக்க வேண்டும், அந்த குறிப்பு குறிப்புகளின்படி, இடுகையில் வேலை செய்யும் இடத்திலிருந்து அந்த நிலையை நிரப்புவதற்கான எல்லா ஆவணங்களும் அடங்கும். பணியாளரின் பணியாளரின் விண்ணப்பத்திற்கு நீங்கள் பணியாளரின் கோரிக்கைக்கு செல்ல வேண்டும் என்று தவிர, விண்ணப்பதாரர்கள் மறுபதிவு செய்கிறார்கள், மறைப்பு கடிதங்கள் மற்றும் பயன்பாடுகள் இந்த கோப்பில் உள்ளன.
தகுதியுள்ள பணியாளர்களின் தகுதிகளைப் பொருத்தமற்ற பிரதிநிதித்துவத்திற்காக போராடுவதற்கும், தகுதி வாய்ந்த வேட்பாளரை நியமிக்க உங்கள் முடிவை ஆதரிக்கும் அதிகாரப்பூர்வ பட்டியலையும், படிவங்களையும் இந்த கோப்பில் கொண்டுள்ளது. பணியமர்த்தல் பணியின் போது எடுக்கப்பட்ட பணியமர்த்தல் நிர்வாகத்தின் கருத்துகளும் குறிப்புகளும் இந்தக் கோப்பில் இல்லை. மனித வளங்கள் இந்த குறிப்புகள் ஒரு வேலை முடிவில் முழு ஆவணங்கள் பராமரிக்க, ஆனால் அவர்கள் பணியாளர்கள் பதிவுகள் சொந்தமானது இல்லை.
- பதவி உயர்வு , பக்கவாட்டு வாய்ப்பு , மற்றும் ஊதிய உயர்வு போன்ற பணியிட முடிவுகளை பற்றிய உண்மையான ஆவணங்கள் பணியாளர்களின் பதிவுகளில் உள்ளன. ஊழியர் பற்றி மேற்பார்வையாளரின் அல்லது மனிதர்களின் கருத்துக்கள் இல்லை. உத்தியோகபூர்வ ஒழுக்காற்று நடவடிக்கை ஆவணங்கள் எழுதப்பட்ட எச்சரிக்கை போன்றவை ஊழியரின் பணியிட கோப்புறையில் உள்ளன.
தனிப்பட்ட பதிவுகள் இல்லாத ஆவணங்களின் குறிப்பிட்ட எடுத்துக்காட்டுகள்
பின்வரும் தகவலை பணியாளர் பதிவுகளில் வைக்கக்கூடாது. ஆவணங்கள் ஒரு தனி கோப்பிற்கு தேவைப்படலாம், மேற்பார்வை அல்லது நிர்வாக குறிப்புகளாக வகைப்படுத்தலாம் அல்லது ஒரு முதலாளியாக எல்லாவற்றையும் வைத்திருக்கக்கூடாது.
- எந்த மருத்துவ தகவலும் மருத்துவ கோப்பில் உள்ளது .
- ஊதிய விவரங்கள் ஊதிய கோப்புகளில் உள்ளன .
- பணியாளர் சமூக பாதுகாப்பு எண்கள் அல்லது வயது, இனம், பாலினம், தேசிய தோற்றம், இயலாமை, திருமண நிலை, மத நம்பிக்கை மற்றும் பிற போன்ற பணியாளர்களின் பாதுகாக்கப்பட்ட வகைப்பாடுகளைப் பற்றிய தகவல்கள் பணியாளர்களின் கோப்புகளில் வைக்கப்படக்கூடாது.
- ஒரு பணியாளர் பணியை நிர்வகிப்பதற்கான நோக்கத்திற்காக மேற்பார்வை ஆவணங்கள் , இலக்குகளை வழங்குவது, கருத்துக்களை வழங்குவது போன்றவை ஒரு தனியார், மேற்பார்வையாளர் அல்லது மேலாளர் சொந்தமான கோப்புறையில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.
- ஊழியர் புகார், சாட்சி நேர்காணல், ஊழியர் பேட்டி, கண்டுபிடிப்புகள், வழக்கறிஞர் பரிந்துரைகள் மற்றும் தீர்மானம், பிளஸ் அட்வான்ஸ் ஆகியவற்றைப் பற்றிய விசாரணை பொருள் உட்பட, புலனாய்வுப் பிரிவில் பணியாற்றுபவர்களிடமிருந்து தனித்தனியாக இருக்கும்.
- ஒரு I-9 கோப்பு அல்லது இடம் உள்ள பணியாளர் I-9 படிவங்களை , ஊழியர் பணியாளர் பதிவிலிருந்து விலகி விடுங்கள்.
- குற்றவியல் வரலாறு, கடன் அறிக்கைகள், மற்றும் முன்னும் பின்னும், மேற்பார்வையாளர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் ஊழியர் அணுக முடியாது என்று ஒரு தனி கோப்பில் போதைப்பொருள் சோதனை முடிவுகள் உள்ளிட்ட பின்னணி காசோலைகளை வைக்கவும். SHRM இந்த தனி கோப்பை பரிந்துரைக்கிறதா அல்லது இந்த தகவலை பணியாளர் மருத்துவ கோப்பில் தாக்கல் செய்யலாம் என்று பரிந்துரைக்கிறது.
- சுய அடையாள அடையாள வடிவங்கள் மற்றும் அரசாங்க அறிக்கைகள் போன்ற பணியாளர் சம வாய்ப்பு வாய்ப்புகள் பணியாளரின் கோப்பில் வைக்கப்படக்கூடாது அல்லது எங்கு மேற்பார்வையாளராகவும் அணுக முடியும்.
நீங்கள் இந்த வழிகாட்டுதல்களைப் பின்பற்றினால், உங்கள் நிறுவனம் சரியான இடங்களில் உண்மையான, ஆதாரப்பூர்வமான வேலைவாய்ப்பு வரலாறு மற்றும் பணியாளர் பதிவுகளை சிறப்பாக சேமித்து வைக்கிறது.
நிபந்தனைகள்: அதிகாரப்பூர்வமாக வழங்கப்பட்ட தகவல்கள் துல்லியத்திற்கும் சட்டப்பூர்வத்திற்கும் உத்தரவாதம் தரப்படவில்லை என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். உலக அளவிலான பார்வையாளர்கள் மற்றும் வேலைவாய்ப்பு சட்டங்கள் மூலம் படிப்படியாக படிக்கப்படுகிறது. மாநிலங்கள் மற்றும் நாடுகளுக்கு நாடு வேறுபடுகிறது. உங்கள் சட்டப்பூர்வ விளக்கம் மற்றும் முடிவுகள் உங்கள் இருப்பிடத்திற்கு சரியானதா என்பதை உறுதிப்படுத்த, சட்ட உதவி அல்லது மாநில, மத்திய, அல்லது சர்வதேச அரசாங்க ஆதாரங்களிலிருந்து உதவி பெறவும். இந்த தகவல் வழிகாட்டல், கருத்துக்கள் மற்றும் உதவிகளுக்கானது.